Site Yönetimi Vidanjör Sözleşmesinde Nelere Bakmalı?

Birden fazla bloğu, kapalı otoparkı ve ortak bahçesi olan bir sitede atık su ve yağmur suyu altyapısı tek bir sistem gibi çalışır. Bir bloğun rögarında başlayan birikme bütün hattı yavaşlatabilir, bir otopark kuyusunun pompası durduğunda bütün kat su alabilir. Her sorunda ayrı ayrı vidanjör çağırmak hem pahalıdır hem de sorun çoğu zaman taşma olduktan sonra fark edilir. Yıllık bir bakım sözleşmesi bu döngüyü kırmanın yoludur. Ancak sözleşmenin işe yaraması, içinde neyin yazdığına bağlıdır.

Hangi noktalar kapsanıyor?

Sözleşmenin ilk ve en önemli eki, bakıma girecek noktaların listesidir. Liste ne kadar ayrıntılıysa sonradan “bu kapsamda değil” tartışması o kadar az olur:

• Blokların bina önü rögarları ve site içi ana hattaki rögarlar, numaralandırılmış olarak.
• Bodrum ve otopark katlarındaki pis su kuyuları ve pompalı hazneler.
• Otopark rampası ızgaraları, drenaj kanalları ve varsa kum ve yağ tutucular.
• Peyzaj alanlarındaki yağmur suyu ızgaraları ve kontrol bacaları.
• Sosyal tesis, kafe ya da restoran varsa onların yağ tutucuları.

Takvim ve çalışma saatleri

Her noktanın ne sıklıkla bakılacağı, ilk ziyarette görülen doluluğa göre belirlenmelidir. Sözleşmede yalnızca “yılda şu kadar ziyaret” yazması yetmez; hangi noktanın hangi aylarda bakılacağı da yazılmalıdır. Yağmur suyu ızgaraları ve otopark kanalları için sonbahar yağmurlarından önceki dönem, kuyular ve rögarlar için doluluk hızına göre belirlenen aralıklar esas alınabilir. Çalışma saatleri de önceden kararlaştırılmalıdır; sakinlerin otopark kullanımının en az olduğu saatler hem işi hızlandırır hem şikâyeti azaltır.

Acil çağrılar nasıl işleyecek?

Sözleşme yalnızca planlı bakımı değil, planın dışında kalan acil durumları da tanımlamalıdır. Taşma, pompa arızası ya da su baskını gibi durumlarda kime, hangi numaradan ulaşılacağı, acil çağrının sözleşmeye dahil mi yoksa ayrıca mı ücretlendirileceği yazılı olmalıdır. Kesin bir varış süresi taahhüdü yerine ortalama bir süre ve önceliklendirme ilkesi yazmak, iki taraf için de daha gerçekçidir.

Belge, rapor ve fatura

Her ziyaretin sonunda hangi noktaların çekildiğini, yaklaşık miktarı ve gözlemleri gösteren kısa bir rapor istenmelidir. Bu raporlar genel kurulda yönetimin bakımı nasıl yürüttüğünü göstermek için en somut belgedir. Faturanın site yönetimi adına ve her ziyaret için ayrı mı yoksa dönemlik mi kesileceği de baştan kararlaştırılmalıdır. Çekilen atığın yetkili boşaltma noktalarına götürüldüğü de sözleşmede yer alabilir.

Erişim ve iletişim bilgileri

Sözleşmenin ekinde yalnızca noktaların listesi değil, onlara nasıl ulaşılacağı da yer almalıdır. Otopark girişinin yüksekliği, aracın site içinde duracağı yer, kilitli teknik odaların anahtarının kimde olduğu, güvenliğe kimin haber vereceği ve gece yapılacak bir acil müdahalede sahada kimin karşılayacağı yazılı olursa ekip her ziyarette aynı soruları sormak zorunda kalmaz. Site yönetimi değiştiğinde bu bilgilerin güncellenmesi de sözleşmenin bir maddesi olabilir.

Sözleşme dışında kalan işler

Pompa onarımı, boru değişimi, kazı ve yalıtım gibi işler genellikle bir vidanjör sözleşmesinin kapsamında değildir. Bu işler için kimin çağrılacağını ve vidanjör ekibinin gördüğü bir arızayı yönetime nasıl bildireceğini yazmak, sorumluluk boşluğunu kapatır. Sözleşmenin hukuki yönleri, süresi ve fesih koşulları için yönetimin kendi danışmanına başvurması en doğrusudur.

İlk yılın sonunda gözden geçirin

İlk yılın sonunda raporlara bakarak hangi noktanın beklenenden sık, hangisinin seyrek dolduğu görülür. Takvim buna göre güncellendiğinde ikinci yıl hem daha az acil çağrı hem de daha az gereksiz ziyaret yapılır.

Sözleşme kapsamındaki işlerin ayrıntısı için logar açma, pis su kuyusu temizliği ve yağmur suyu hattı ve drenaj temizliği sayfalarına, sözleşme seçenekleri için kiralık vidanjör ve sözleşmeli hizmet sayfasına bakabilirsiniz.